Gastbeitrag

Für viele Gründer ist das Thema Buchhaltung ein Buch mit sieben Siegeln und sie schrecken davor zurück. Immerhin ist die Buchhaltung für viele Selbstständige der beste Anlass, das Bücherregal wahlweise nach Farben oder Buchdicke zu sortieren, eine Fremdsprache zu lernen oder die Tastatur mal so richtig zu reinigen, bevor es dann losgeht.

Dabei ist das Thema mit ein bisschen Einarbeitung gar nicht so schwer zu verstehen. Und vor allem unheimlich wichtig für Sie! Sie glauben mir nicht? Dann lade ich Sie ein, diesen Artikel zu lesen:

Wie funktioniert die Buchhaltung?

Im Grunde ist das ganze Thema sehr einfach: Sie haben als Unternehmer Einnahmen und Ausgaben.

Fangen wir bei Ihren Einnahmen aus Verkäufen an: Immer, wenn Sie Rechnungen schreiben und Geld auf Ihrem Bankkonto erhalten, dann haben Sie buchhalterisch Umsätze gemacht. Diese verbuchen Sie und Ihr Gewinn erhöht sich.

Meist müssen Sie auch Einkäufe tätigen. Entweder beziehen Sie Waren oder Rohstoffe, benötigen Büromaterial oder Werkzeug und vielleicht beziehen Sie auch Dienstleistungen von Dritten.
Dazu bekommen Sie Rechnungen, die Sie bezahlen müssen. Auch diese verbuchen Sie und Ihr Gewinn reduziert sich dadurch.

D.h. mit jeder Einnahme bzw. Ausgabe entsteht eine Buchung, die Sie erfassen müssen. Am Ende werden alle Ausgaben von den Einnahmen abgezogen und die Differenz stellt Ihren Gewinn bzw. Verlust dar. Und diesen müssen Sie über das Finanzamt versteuern. Gar nicht so schwer, oder?

Warum ist Buchhaltung so wichtig?

Egal, wie Sie es drehen und wenden: Die Buchhaltung ist das Rückgrat Ihres Unternehmens. Dabei ist das Finanzamt gar nicht mal der wichtigste Adressat Ihrer Zahlen. Natürlich braucht das Finanzamt die Ergebniswerte aus Ihrer Buchhaltung, um zu entscheiden, ob und wie viel Steuer Sie bezahlen müssen. Aber in der Buchhaltung steckt noch viel mehr:

Die wichtigste Aufgabe der Buchhaltung ist, dass Sie selbst den Überblick über Ihre Finanzen haben. Nur mit einer aktuellen und vollständigen Buchhaltung können Sie ermitteln, ob am Ende Gewinn für Sie übrigbleibt oder ob Sie mit Ihrem Wirtschaften letztlich drauflegen!

Auch für unternehmerische Entscheidungen, wie etwa die Frage, ob Sie für eine Investition oder Privatentnahme genügend Mittel zur Verfügung haben, ist ein Blick in Ihre Buchführung die einzig verlässliche Quelle. Der Saldo Ihres Geschäftskontos kann nämlich trügerisch sein, wenn in den nächsten Tagen die nächste Umsatzsteuervorauszahlung ansteht.  

Machen Sie Ihre Buchungen – zumindest die regelmäßigen –  selbst,  haben Sie den Vorteil, jederzeit zu wissen, ob Sie Gewinne oder Verluste machen. Und vor allem auch das Zustandekommen der Zahlen zu verstehen und diese richtig lesen zu können.

Bedenken sollten Sie auch: Wenn Sie Rechnungen schreiben, Belege sammeln, nummerieren und sortieren, Quittungen ausstellen usw. erledigen Sie ja bereits einen großen Teil der Buchhaltungsarbeit. Der Schritt zur Eintragung Ihrer Ein- oder Ausgaben in die Buchhaltung ist da wirklich nicht mehr weit.

Dabei müssen Sie natürlich nicht auf die Expertise und den Rat eines Steuerberaters verzichten. Er oder sie kann auf Basis Ihrer Buchungen diverse Auswertungen machen, Ihren Jahresabschluss aufstellen und Ihnen in kaufmännischen Fragen mit Rat und Tat zur Seite stehen. Und das natürlich  auch, wenn Sie Ihre Buchungen selbst erfasst haben. Viele Steuerberater sind heutzutage gar nicht mehr besonders erpicht darauf, Ihnen fakturierbare Stunden für die Belegerfassung und Kontierung in Rechnung zu stellen.

Ein echter Profi ist der Steuerberater, wie der Name schon sagt, in allen Themen rund um die steuerlichen Auswirkungen unternehmerischer Entscheidungen. Er kann Ihnen auf Basis Ihrer Zahlen sagen, wann der richtige Moment für eine Investition ist, wie sich unnötige Steuerbelastungen vermeiden lassen etc.

Gute Gründe sich also als Selbstbucher zu versuchen und zumindest die laufenden Geschäftsvorfälle selbst zu buchen – ganz nach Ihrem Vorwissen in kaufmännischen Fragen.

Nur eines sollten Sie stets im Hinterkopf haben: Verantwortlich für Ihre Steuererklärungen sind Sie, und nur Sie, egal, wer Ihre Elster-Formulare ausgefüllt hat.

Wie gehen Sie als Selbstbucher vor?

Erst mal sammeln Sie alle Belege, die mit Ihrer Firma zu tun haben. Das kann in einer Postmappe sein oder aber auch für E-Belege in einem Dateiordner (oder auch direkt in einer Buchhaltungssoftware). Denn ein Grundsatz lautet: Keine Buchung ohne Beleg! Aber keine Angst, merken Sie, dass Sie einen Beleg verloren haben, dann können Sie einen Eigenbeleg ausstellen.

Dann probieren Sie aus, welche Buchungsabstände für Sie am geeignetsten sind: einmal im Monat, einmal in der Woche? Spätestens bevor Ihre Umsatzsteuervoranmeldung fällig ist, müssen Sie aber buchen. Den für Sie passenden Zeitraum finden Sie schnell heraus. Nicht zuletzt kann auch die Frage entscheidend sein, wie viele Belege Sie an einem Stück abarbeiten möchten.

Legen Sie zum Buchen alle gesammelten Belege bereit. Zusätzlich benötigen Sie Ihre Kontoauszüge und / oder Kassenjournale. Falls Sie über Paypal, Amazon, Stripe etc. Ihre Zahlungen abwickeln, dann drucken Sie am besten auch diese Kontoauszüge aus bzw. exportieren sich diese als Dateien.

Haben Sie alle Unterlagen zusammen, verbuchen Sie am einfachsten alle Kontobewegungen. Bleiben noch Belege übrig, die nicht über die Bankkonten liefen (z. B. weil Sie diese aus der privaten Tasche bezahlt haben)? Dann verbuchen Sie diese im Anschluss .

Und am Schluss kontrollieren Sie am besten die verbuchten Kontostände mit denen, die auf Ihren Bankauszügen angegeben sind. Stimmt alles überein? Dann können Sie bereits Ihre Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt schicken. Wenn nicht, dann beginnt die Fehlersuche. Deshalb unser Tipp: Buchen Sie lieber öfter, dann finden Sie den Buchungsfehler sehr schnell.

Sie werden sehen, nach ein paar Monaten kennen Sie Ihre Buchungen schon fast im Schlaf. Denn die meisten Geschäftsfälle, die Sie haben, wiederholen sich regelmäßig. Und am Ende sind es gar nicht so viele verschiedene Vorfälle. Letztlich haben Sie vermutlich nicht mehr als 10-15 verschiedene Buchungen, die sich in der einen oder anderen Form immer wiederholen.
Und für Ausnahmen und Besonderheiten oder den Jahresabschluss können Sie bei Bedarf ja jederzeit ein Steuerberater hinzuziehen.

Sie haben es nicht so mit Nummern, Konten und Kostenstellen?

Dann sollten Sie sich eine gute Buchhaltungssoftware aussuchen, die Ihnen bei der Arbeit hilft. Hier gibt es viele Assistenten, Suchfunktionen, Buchungsmuster, Belegvorlagen und weitere Helferlein, die die Buchhaltung fast zum Kinderspiel machen.

Unterstützung durch die Buchhaltungssoftware Kontolino!

© Kontolino!

Wenn Sie Sich zum Selbstbuchen entschieden haben, dann nutzen Sie am besten eine Buchhaltungssoftware wie Kontolino!. Kontolino! unterstützt Sie beim Buchen mit vielen Funktionen:

  • Rechnungserstellung
  • Belegablage für Ihre elektronischen Belege
  • Import von Bankauszügen
  • automatischer Rechnungsabgleich beim Verbuchen der Bankauszüge
  • integrierter Buchungsassistent mit hunderten Buchungsvorlagen für die häufigsten Geschäftsvorfälle.
  • Anlegen von individuellen Buchungsvorlagen für Geschäftsfälle
  • automatische Recherche in bestehenden Buchungen für wiederkehrende Geschäftsfälle
  • Anlagenbuchhaltung

Dabei können Sie jederzeit Ihren Steuerberater hinzuziehen, in dem Sie ihm einen Zugang einrichten oder aber ihm Ihre Buchungen per DATEV-Export zur Verfügung stellen.

Und um am Ende die Pflichten gegenüber dem Finanzamt zu erfüllen, können Sie mit der integrierten Elster-Schnittstelle direkt Ihre Steuererklärungen (UstVA, USt, Zusammenfassende Meldungen für innergemeinschaftliche Lieferungen (ZMDO) und EÜR) an das Finanzamt abschicken.

So haben Sie nicht nur jederzeit Ihren Überblick über Ihre Buchhaltung, sondern kommen auch Ihren Pflichten gegenüber Ihrem Finanzamt nach.

Neugierig geworden?

Dann registrieren Sie sich doch zu einem zweimonatigen völlig unverbindlichen Test von Kontolino!. Gut zu wissen: Wenn Sie nach der Testphase nicht aktiv ein kostenpflichtiges Paket erwerben, dann läuft Ihr Testpaket einfach aus.

Über die Autorin:

Antje Rößle-Tuchel ist Betriebswirtin (BA) und erledigt die Buchhaltung der objektfabrik (dem Hersteller von Kontolino!) bereits über 20 Jahre lang und die Buchführung eines Vereins einige Jahre lang im Ehrenamt.

Über Kontolino!:

Das Ludwigsburger Unternehmen Kontolino! bietet eine Buchführungssoftware und ein Rechnungsprogramm in der Cloud an. Kontolino! entstand aus eigenen Anforderungen und wächst seit 8 Jahren. Dabei richtet sich Kontolino! vor allem an kleine Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige. Da Kontolino! auf Grundlage der doppelten Buchführung beruht, ist Kontolino! auch für kleine UGs und GmbHs geeignet. Der Fokus von Kontolino! ist die einfache Handhabung und die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen z. B. in Form von Steuererklärungen oder den GoBDs.

Website: kontolino.de

Bildquelle Titelbild: ©djama – fotolia.com

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