Als Gründer eines Start-ups aber auch als Selbstständiger laufen die Geschäfte im Idealfall irgendwann so gut, dass die Frage aufkommt: Sollte man eine Sekretärin einstellen, um den Arbeitsalltag zu entlasten? Auch Alexander B., Start-up Gründer, stand zu Beginn seiner Karriere vor genau dieser Frage.
Alexander ist genervt von seinem Telefon
Erinnerst Du Dich an Alexander B. und an sein (fiktives) Start-up für Trekking-Rucksäcke aus alten Autoreifen? Um eines vorwegzunehmen – ja, das Unternehmen existiert noch und Alexander geht es glänzend. Wir möchten noch einmal zurück zu den Anfängen seines Unternehmens kehren, bevor Alexander seine ersten Mitarbeiter eingestellt hatte – mittlerweile sind es unseres Wissens nach eine ganze Menge.
Es war irgendwann zwischen der Aufbau- und Wachstumsphase seines Start-ups, als Alexander genervt vom alltäglichen „Kram“ war. Am liebsten hätte er sich rund um die Uhr an seinen Schreibtisch gesetzt und seine Notizblöcke mit pfiffigen Ideen für Marketing-Strategien gefüllt.
Doch als Geschäftsführer seines eigenen Unternehmens blieb es nicht aus, dass verschiedenste Leute ihn erreichen wollten. Vor allem sein ständig klingelndes Telefon stresste Alexander zunehmend – die Bank rief wegen Rückfragen an, der Steuerberater wollte ihn sprechen, sein Co-Gründer Felix fragte fast täglich nach einem gemeinsamen Mittagessen und seine Mutter wollte zwischendurch mal nachhaken, wie es so läuft. Tag für Tag telefonierte Alexander mehr, als dass er wirklich zum Arbeiten kam.
Eine Sekretärin einstellen – Entlastung vom Telefon
Alexander war irgendwann genervt davon, dass er sich nicht mit voller Leidenschaft und Konzentration seinen Aufgaben widmen konnte. Er beschloss, eine Sekretärin einzustellen. Diese sollte Alexanders Arbeitsalltag entlasten, indem Sie das Telefon für ihn übernahm. So würde Alexander ungestört grübeln und kreativ sein können, ohne zwischendurch für Anrufer erreichbar sein zu müssen.
Er besprach seine Idee mit seinem Co-Gründer Felix. Dieser war sich unsicher. Wenn Alexander eine Sekretärin einstellen würde, wäre dies für das junge Start-up eine finanzielle Belastung – in mehrerlei Hinsicht. Eine festangestellte Mitarbeiterin kostet nicht nur monatliches Gehalt, auch das Mobiliar und die technische Ausstattung des Büros will erweitert werden.
Als Alexander sich in seinem 10 Quadratmeter großen Büro umsah, wurde ihm klar, dass eigentlich kein Platz vorhanden war – und Geld erst recht nicht. „Geht es dir denn nur ums Telefonieren, oder sollen auch deine Mails etc. beantwortet werden?“, wollte Felix wissen. „Nein, meine E-Mails beantworte ich meistens abends von der Couch aus. Ich möchte nur, dass mir jemand den Rücken freihält in Sachen Anrufannahme“, meinte Alexander. „Dann spare dir doch die Kosten und den ganzen bürokratischen Aufwand. Das nötige Geld hätten wir eh nicht übrig. Du musst ja nicht gleich einen Sekretär bzw. eine Sekretärin einstellen – du kannst dafür auch jemanden extern beauftragen“, sagte Felix.
Eine Sekretärin outsourcen – externe Telefonassistenz übernimmt Anrufannahme
Von den Themen Telefonassistenz oder externer Sekretariatsservice hatte Alexander zwar schon gehört, stand dem bisher aber zwiegespalten gegenüber. Die Vorstellung, dass eine fremde Person in einem riesigen, lauten Callcenter hockt und seine Anrufe annimmt – das war ihm nicht ganz geheuer.
Doch er war neugierig geworden und wollte zumindest einen Test starten. Er registrierte sich für einen Testaccount, seine Handynummer wurde auf eine externe Nummer umgeleitet und er tätigte einige Probeanrufe. Er war positiv überrascht. Seine Anrufe wurden zügig angenommen und die Dame am Telefon erschien ihm kompetent und freundlich. Auch war im Hintergrund kein lautes Callcenter zu vernehmen.
So entschloss er sich, den Service für seinen Alltag zu nutzen. Er gab seiner externen Sekretärin genaue Vorgaben, wie sie seine Anrufer am Telefon begrüßen sollte und bat um detaillierte Gesprächsprotokolle – so konnte er rundum informiert zurückrufen, wenn er Lust und Zeit dazu hatte.
Allerdings machte er zwei Ausnahmen: Seinen Co-Gründer Felix und seine Mutter ließ er sich doch lieber direkt durchstellen. Seine Mutter war beim ersten Anruf beeindruckt: „Ich hatte gerade eine Dame am Telefon, die mich zu dir durchgestellt hat. Ist das deine Sekretärin? Dein Unternehmen scheint ja gut zu laufen.“
Telefonassistenz – auch für den Kundensupport
Alexander war zufrieden. Er konnte sich von nun an auf seine Arbeit konzentrieren, ohne durch Telefonate abgelenkt zu werden. Die Kosten für die Telefonassistenz waren überschaubar, weit geringer als die Kosten für eine Sekretärin, die er eingestellt hätte.
Mittlerweile ist das Unternehmen von Alexander und Felix so groß, dass sie eine festangestellte Sekretärin haben. Allerdings nutzen sie die Telefonassistenz weiterhin – für Kundenanfragen und Bestellannahmen, wenn ihr eigener Kundenservice ausgelastet ist. Die Kunden freuen sich, denn ihre Anrufe werden zu jeder Zeit beantwortet.
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