Im vergangenen Jahr hat sich eine Kundengeschichte zugetragen, die beweist, dass starbuero.de eine effiziente Unterstützung im Backoffice ist – und eine langjährige Mitarbeiterin vor der Verzweiflung gerettet hat.

Da wir immer wieder gerne unsere Kunden zu Wort kommen lassen, möchten wir heute eine kleine Success Story berichten, die sich Ende letzten Jahres im beschaulichen Schleswig-Holstein zugetragen hat. Dort, in einem kleinen Handwerksunternehmen, ist Claudia Andresen* seit sieben Jahren als Backoffice-Angestellte tätig.

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Als gute Seele des Unternehmens ist Claudia A. zuständig für die Buchführung, aber auch für die Betreuung der Geschäftspartner. Zu ihrem „täglich Brot“ gehören deshalb auch die Beantwortung von E-Mails und die Annahme von Telefonaten.

Bis zum November 2019 war Claudia A. rundum zufrieden mit ihrem Job. Ihr tägliches Arbeitspensum konnte sie immer zuverlässig und gut gelaunt bewältigen. Doch dann bekam das Unternehmen einen langfristigen Großauftrag, an dem gleich mehrere Firmen beteiligt waren.

Überfordert im Backoffice – Entlastung gesucht

„Ich kann mich noch genau daran erinnern, als Claudia am 28. November in meinem Büro stand und völlig verzweifelt war“, erinnert sich Klaus Finke*, Geschäftsführer. „Sie sagte, sie würde sich zum ersten Mal bei der Arbeit überfordert fühlen. Das Telefon klingele so häufig, dass sie kaum hinterherkommen würde.“ Für das Unternehmen war die neue Auftragslage ein großer Gewinn – für Claudia erwies sie sich allerdings als Zerreißprobe.

Natürlich wollte Klaus F. seine Mitarbeiterin entlasten. Eine weitere Arbeitskraft einzustellen, war allerdings keine Option für ihn. Auch wenn die Auftragslage gerade rosig aussah, wusste er nicht, wie lange dies anhalten würde.

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Als er abends das Problem mit seiner Frau besprach, hatte diese einen Tipp für ihn. Sie erzählte von einer Bekannten, die freiberuflich tätig ist und eine Telefonassistenz für sich nutzt. Diese kümmert sich um die Anrufe, wenn sie selbst keine Zeit dafür hat.

Klaus F. war neugierig geworden und begann zu recherchieren. Zunächst überraschte es ihn, wie viele Anbieter für Telefonassistenz es am Markt gibt. Er verglich die Leistungen miteinander und entschied sich schließlich, starbuero.de zu testen. Das Preis-Leistungsverhältnis sagte ihm zu, ebenso Image und Auftritt unseres Services.

Telefonassistenz hält im Backoffice den Rücken frei

Nachdem er sich von unserem Kundensupport darüber beraten lassen hatte, wie wir ihn in der ausgelasteten Unternehmenssituation unterstützen könnten, erstellte er einen Test-Account. Von diesem berichtete er anschließend seiner Angestellten Claudia A. Ihr erster Gedanke war, dass ihre Arbeitskraft ersetzt werden sollte. Klaus F. konnte sie aber schnell beruhigen und erklärte ihr, wie starbuero.de sie entlasten sollte.

“Ich habe Claudia erklärt, dass die Telefonassistenz nicht dazu da ist, ihren Job zu erledigen, sondern sie unterstützen soll. Wenn in heißen Phasen das Telefon andauert klingelt und die Arme kaum hinterherkommt, übernimmt starbuero.de die Anrufannahme. Der Test-Account war in diesem Falle sehr nützlich. Dadurch konnte sich Claudia selbst ein Bild von der Telefonassistenz machen.” Immer dann, wenn Claudia A. ausgelastet war und keine Zeit hatte, Telefonate anzunehmen, aktivierte sie starbuero.de. Sie war schnell überzeugt. Es war eine deutliche Entlastung für sie, dass sie die Anrufe nachschauen und zurückrufen konnte, wenn es ihre Zeit zuließ.

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Der Test-Account wurde schnell in einen vollständigen Account umgewandelt. Bis heute nutzt das Handwerksunternehmen unsere Telefonassistenz regelmäßig, wenn “Not am Mann” ist.

Klaus F. spricht sich deutlich für unseren Service aus: “Ich kann verstehen, wenn Unternehmen dem Thema Telefonservice skeptisch gegenüberstehen. So ging es mir anfangs auch. Aber starbuero.de hat mich und vor allem Claudia überzeugt. Die Bedienung funktioniert denkbar einfach, die Kosten sind sehr günstig und transparent. Grundgebühren gibt es beispielsweise gar nicht, das hat mich überrascht. Und die Telefonisten, die unsere Anrufer betreuen, sind allesamt sehr freundlich und zuvorkommend.”

Es freut uns sehr, dass wir unseren Kunden bis heute regelmäßig entlasten können.

Sie haben selbst ein Unternehmen, sind freiberuflich tätig oder allgemein an unserer Telefonassistenz interessiert? Probieren Sie es einfach mal aus – kostenfrei und unverbindlich!

*Namen wurden aus Gründen der Anonymität und des Datenschutzes von der Redaktion geändert.

Bildquelle Titelbild: Unsplash.com, William Iven

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