Immer mehr Unternehmen entdecken für sich die Vorteile, die ein virtuelles Sekretariat mit sich bringt. Ein externer Telefon- und Sekretariatsservice entlastet den Arbeitsalltag auf vielerlei Ebenen. Er spart Zeit, Kosten sowie jede Menge Stress – und ist somit sowohl für große Firmen als auch für kleine Start-ups ein echter Gewinn. Wir stellen Dir 8 Möglichkeiten eines virtuellen Sekretariats vor, die Dich effektiv unterstützen und Deine Produktivität steigern können.

1. Mehr Flexibilität und Fokus auf Deinem Kerngeschäft

Damit Du Dich mit freiem Kopf auf die Themen konzentrieren kannst, die wirklich von Bedeutung sind, übernimmt ein virtuelles Sekretariat den Telefon- und Sekretariatsservice für Dich. Mit zeitraubenden Telefonaten oder verpassten Anrufen musst Du Dich nicht mehr herumärgern. In Deinem bzw. im Namen Deiner Firma werden Anrufe vom virtuellen Sekretariat entgegengenommen und bei Bedarf an den gewünschten Ansprechpartner weitergeleitet. Das ist für Dich sehr praktisch, da es Dir ein Höchstmaß an Flexibilität ermöglicht. Ob Urlaub, Meeting oder Außentermin – Du kannst Dir sicher sein, dass Anrufe professionell angenommen und beantwortet werden.

Junger Mann, Freiberufler, im Homeoffice, Arbeitsentlastung durch virtuelles Sekretariat
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2. Kostenersparnis durch virtuelles Sekretariat

Wenn Du Dir gerade erst eine Existenz aufbaust, schaust Du auf den jeden Cent. Da ist es verständlich, wenn Du lieber im Homeoffice arbeitest, als separate Büroräume mit Telefondienst-Mitarbeitern anzumieten. Wenn Du auf den Service eines virtuellen Sekretariats setzt, sparst du deutlich, da die Kosten in der Regel individuell berechnet werden. Deine Kunden fühlen sich professionell abgeholt und bekommen das Gefühl, mit einem festen Mitarbeiter Deines Unternehmens zu reden – obwohl Du Dein Unternehmen von zu Hause aus managst.

3. Krankheit, Urlaub, unbeantwortete Anrufe. Und nun?

Wenn es zu personellen Engpässen kommt, weil die Grippewelle Deine Mitarbeiter ausgeknockt hat oder sich viele im wohlverdienten Urlaub befinden, greift Dir ein virtuelles Sekretariat unter die Arme. Je nach Bedarf und Aufwand findest Du hier eine passende Vertretung für Deine vorübergehend fehlenden Mitarbeiter. So kommt es von vornherein zu keinen wirtschaftlichen und finanziellen Verlusten für Dein Unternehmen.

4. 24 Stunden Erreichbarkeit und Notfallhotline

Mit einem virtuellen Büro an Deiner Seite kannst Du Dir sicher sein, dass auch Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten angenommen und bearbeitet werden. So ist die Weitergabe von wichtigen Informationen an Deine zuständigen Mitarbeiter garantiert. Auch Notfallhotlines kannst Du mit der Unterstützung eines virtuellen Sekretariats rund um die Uhr besetzen.

Junge Frau, Unternehmerin, am Telefon, weniger Arbeit durch virtuelles Sekretariat
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5. Nervige Werbeanrufe? Weg damit!

Kaum etwas ist so lästig und zeitraubend, wie ungewollte Werbeanrufe, die Dich aus dem Workflow reißen. Anstatt, dass Du während des Telefonats den Anrufer entnervt abzuwimmeln versuchst, solltest Du den Anruf gar nicht erst annehmen müssen. Auch das macht ein virtuelles Sekretariat für Dich! Es erspart Dir Werbeanrufe, indem es diese von Anfang an herausfiltert – die nervigen Anrufe werden also gar nicht erst zu Dir durchgestellt. Wenn Dein Telefon klingelt, kannst Du davon ausgehen, dass es ein Anruf in Deinem Interesse ist.

6. Telefonische Bestellannahme

Auch wenn E-Commerce und Online-Shopping immer mehr genutzt werden, gibt es nach wie vor Bestellprozesse, die auf telefonischem Wege abgewickelt werden. Hier kann ein virtuelles Sekretariat eine echte Entlastung sein. Die telefonischen Bestellungen werden nach Deinen Vorgaben angenommen und anschließend an Dein Bestell- und Abrechnungssystem übermittelt. Das spart Kosten, da Du kein Personal für die Bestellannahme einstellen musst – und Du kannst Dir dennoch sicher sein, dass jede telefonische Bestellung angenommen wird.

7. Keine verpassten Anrufe – auch zur “Rush Hour”

Bei einem hohen Anrufvolumen kommt es schnell vor, dass Anrufer in die Warteschleife geraten oder schlicht nicht durchkommen. Das ist ärgerlich für Deine Kunden und führt schlimmstenfalls zum Gewinnverlust. Um das zu verhindern, lohnt es sich, auf einen virtuellen Telefonservice zu setzen. Dieser springt immer dann ein, wenn die Kapazitäten Deiner Mitarbeiter ausgereizt sind. Dabei ist der Telefonservice so professionell, dass der Anrufer nicht merken wird, dass er nicht mit einem Deiner Mitarbeiter spricht, sondern mit einem externen Servicedienstleister – jeder angenommene Anruf bedeutet letztendlich auch Kundenzufriedenheit!

8. Do You Speak English? Deine Mitarbeiter auch?

Je größer Dein Unternehmen ist bzw. wird und je mehr Du ins Ausland expandierst, desto häufiger rufen fremdsprachige Kunden bei Dir an. Hier ist es sehr wichtig, dass Du auf Mitarbeiter vertrauen kannst, die der englischen Sprache mächtig sind. Ein virtueller Telefonservice bietet Dir in jedem Fall die nötigen sprachlichen Kompetenzen, um auch mit Kunden aus aller Welt seriös und professionell sprechen zu können.

Meeting im Büro, Entlastung durch virtuelles Sekretariat
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Virtueller Telefon- und Sekretariatsservice – in jedem Fall lohnend

Ob Du Einzelunternehmer bist oder gerade Dein Unternehmen aufbaust. Ein virtuelles Sekretariat wie Starbüro unterstützt dich gewinnbringend dort, wo Du Entlastung benötigst. Von der Blockung ungewünschter Werbeanrufe über die Vertretung von Mitarbeitern bis hin zur Besetzung einer Notfallhotline – mit einem externen Telefon- und Sekretariatsservice kannst Du Dich voll und ganz auf Dein Kerngeschäft konzentrieren.

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