Sie sind Kunde bei starbuero.de und haben Ihre Rechnung erhalten? Jetzt stellt sich für Sie als Selbstbucher die Frage, wie und auf welchen Konten Sie diese Rechnung verbuchen. Nachstehend stellen wir Ihnen die Vorgehensweise an einer Beispielrechnung von starbuero.de mit der Buchhaltungssoftware Kontolino! dar. So sieht die Beispielrechnung von starbuero.de aus:

Die Rechnung korrekt abspeichern

Da Sie die Rechnung elektronisch per Mail erhalten haben, sind Sie verpflichtet, diese auch elektronisch und unveränderbar aufzubewahren, und das für mindestens 10 Jahre. Die genauen Details hat der Gesetzgeber extra in den Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) geregelt. Diese Grundsätze können Sie beim Bundesministerium für Finanzen (BMF) herunterladen.

Diese gesetzlichen Vorgaben erfüllen Sie am Einfachsten, wenn Sie Ihre Rechnung zu Kontolino! hochladen und diese direkt in Ihrer Buchhaltung archivieren. Besonders schnell geht das, indem Sie die Mail mit der Sie die starbuero.de-Rechnung erhalten haben, einfach an Ihre Kontolino!-Belege-Inbox-Mailadresse weiterleiten.

Schon steht Ihnen die Rechnung in Kontolino! zur späteren Verbuchung zur Verfügung.

Die Verbuchung

Wenn Sie in Ruhe Ihre Buchhaltung machen, folgt die eigentliche Verbuchung der Rechnung. Hierzu gehen Sie in Ihre Belege-Inbox. Hier sehen Sie alle von Ihnen hochgeladenen Belege in einer Liste.

Unser Tipp: Wenn Sie nicht sicher sind, welcher Beleg, der richtige ist, können Sie diesen mit Klick auf die Büroklammer bequem öffnen.

Mit dem blauen Pfeilbutton, können Sie den Beleg verbuchen. Sie werden dabei zum Buchungsdialog weitergeleitet.

Die Erfassung des richtigen Buchungssatzes ist ganz einfach: Sie tippen in das Buchungstextfeld einfach ein passendes Stichwort ein. Da es sich hier um eine Dienstleistung handelt, nehmen Sie zum Beispiel das Stichwort „Dienstl“. Kontolino! macht Ihnen dann den passenden Buchungsvorschlag: Klicken Sie auf den blauen Eintrag und im Buchungsdialog sind bereits viele Angaben ausgefüllt.

Das richtige Aufwandskonto

Darunter wurden auch das richtige Aufwandskonto ausgewählt: für Nutzer des Standardkontenrahmens SKR03 ist das die „4909 Fremdleistungen“ und für den SKR04 das Konto „5900 Fremdleistungen“. 

Die Zahlstelle

Jetzt können Sie kontrollieren, ob Ihre Zahlstelle richtig eingetragen wurde: sprich – ist hier entweder das Konto „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ ausgewählt oder, wenn das Geld bereits überwiesen wurde, das Konto „Bank“. Im SKR03 ist die richtige Kontonummer für das Konto „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ die 1600 und im SKR04 die 3300. Für das Konto „Bank“ sind die Kontonummern ab der 1200 im SKR03 und 1810 im SKR04 vorgesehen. Wobei Sie Sich hier beliebig viele weitere Bankkonten anlegen können.

Mit der Verbuchung des Betrages auf eines der Zahlstellenkonten erreichen Sie, dass Sie Ihre Buchhaltung jederzeit kontrollieren können: denn stimmt Ihr verbuchter Bankbestand nicht mit dem Ihres Kontoauszuges überein, stimmt etwas nicht. Außerdem haben Sie so immer den Überblick über Ihre Finanzen.

Der Betrag

In Kontolino! geben Sie den Bruttobetrag ein. Diesen finden Sie als eine Summe unten in Fettschrift zur leichten Auffindung in der Rechnung aufgeführt. In unserem Beispiel wären das 258,04 €.

Die Vorsteuer

Zusätzlich hat Kontolino! für Sie bereits den passenden Vorsteuercode ausgewählt – wenn Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind – der, der auf der Rechnung angegeben ist: Vorsteuercode zum allgemeinen Satz von 19 %. Zur Kontrolle sehen Sie, direkt nach der Eingabe des Betrages den berechneten Vorsteuerbetrag. Dieser stimmt mit dem Vorsteuerbetrag auf der Rechnung von starbuero.de überein.

Diese Angabe führt dazu, dass Sie auf dem Aufwandskonto korrekt den Nettobetrag und auf dem Vorsteuerkonto den Vorsteuerbetrag verbuchen.

Können Sie keine Vorsteuer abziehen, z. B. weil Sie Kleinunternehmer sind, dann buchen Sie den Bruttobetrag auf das Aufwandskonto und durch die Voreinstellung: „kein Mehrwertsteuercode“ keinen Betrag auf das Vorsteuerkonto.

Der Buchungssatz für die Telefonassistenz starbuero.de im Überblick

Nun lautet der vollständige Buchungssatz für die Beispielrechnung von starbuero.de wie folgt:

ThemaKonto SKR 03Konto SKR 04Betrag
Sollkonto: Aufwendungen für Telefonassistenz4909 Fremdleistungen5900 Fremdleistungen216,84 € (Nettobetrag)
Habenkonto: entweder bei späterer Zahlung1600 Verbindlichkeiten aus L. und L.3300 Verbindlichkeiten aus L. und L.258,04 € (Bruttobetrag)
Habenkonto: alternativ bei sofortiger Zahlung1200 Bank1810 Bank258,04 € (Bruttobetrag)
Vorsteuercode: allgemeiner Satz zu 19 %1580 Abziehbare Vorsteuer1400 Abziehbare Vorsteuer41,20 € (Steuer)

Hinweis: Sollten Sie nicht vorsteuerabzugsberechtigt sein, dann entfällt die Zeile „Vorsteuercode“ und in der Zeile „Aufwendungen für Telefonassistenz“ ändert sich der Betrag auf den Bruttobetrag.

Verbuchen

Alle ausgefüllten Felder der Buchungsmaske gecheckt? Na, dann fehlt nur noch der Klick auf den „Verbuchen“-Button.

Damit ermittelt das Buchhaltungsprogramm Kontolino! sofort den abzuziehenden Vorsteuerbetrag und weist diesen korrekt in Ihrer nächsten Umsatzsteuervoranmeldung aus. Zusätzlich wird der Nettobetrag in der Kategorie „Bezogene Fremdleistungen“ in Ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung als Ausgaben aufgeführt. Sie sind E-Bilanzierer? Auch hier wird der verbuchte Nettobetrag in der Gewinn- und Verlustrechnung unter „8. sonstige betriebliche Kosten“ ausgewiesen.

Sie sehen also: mit wenigen Klicks haben Sie sowohl die Anforderungen an die Speicherung von elektronischen Belegen, als auch den Ausweis für die Umsatzsteuer und die Gewinnermittlung erledigt.

Über die Autorin:

Antje Rößle-Tuchel ist Betriebswirtin (BA) und erledigt die Buchhaltung der objektfabrik (dem Hersteller von Kontolino!) bereits über 20 Jahre lang und die Buchführung eines Vereins einige Jahre lang im Ehrenamt.

Über Kontolino!:

Das Ludwigsburger Unternehmen Kontolino! bietet eine Buchführungssoftware und ein Rechnungsprogramm in der Cloud an. Kontolino! entstand aus eigenen Anforderungen und wächst seit 8 Jahren.  Dabei richtet sich Kontolino! vor allem an kleine Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige. Da Kontolino! auf Grundlage der doppelten Buchführung beruht, ist Kontolino! auch für kleine UGs und GmbHs geeignet. Der Fokus von Kontolino! ist die einfache Handhabung und die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen z. B. in Form von Steuererklärungen oder den GoBDs.

Website: kontolino.de

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