Wir haben uns die bekanntesten und derzeit beliebtesten Homeoffice-Tools rund ums virtuelle Arbeiten näher angesehen und stellen Vor- und Nachteile für das mobile Arbeiten vor.
Inhaltsverzeichnis
Mobiles Arbeiten funktioniert – dank entsprechender Homeoffice-Tools
Seit Ausbruch der Covid-19-Krise sind einige Wochen vergangen und ein Großteil der arbeitenden Bevölkerung ist fleißig im Homeoffice beschäftigt – und bleibt es wohl auch noch einige Zeit. So viel Negatives Corona mit sich gebracht hat, so gibt es doch auch Positives zu vermerken: In vielen Arbeitgeberköpfen hat sich ein Umdenken in puncto Homeoffice – oder besser mobiles Arbeiten – eingestellt. Waren vor der Krise viele skeptisch, ob ihre Mitarbeiter von zu Hause aus wirklich produktiv arbeiten können, beweist die derzeitige Lage – ja, es funktioniert!
Ausschlaggebend dafür sind sicherlich unsere innovativen technischen Möglichkeiten. Projektmanagement-Tools, virtuelle Zeiterfassung und Video Meetings machen es möglich, in den eigenen vier Wänden effizient zu arbeiten – und sie verändern unser Arbeiten nachhaltig, weit über die Covid-19-Zeit hinaus.
Tools für virtuelle Meetings
Momentan sind virtuelle Meetings die beste Möglichkeit, um mit Kollegen, Partnern und Kunden so persönlich wie möglich zu kommunizieren. Seit einigen Wochen boomen verschiedene Tools für Videokonferenzen – wir vergleichen Zoom, Skype und Jitsi.
Zoom
Die Zoom-Aktien sind in den letzten Wochen durch die Decke gegangen, Firmen haben sich fast darum gerissen, Zoom im Einsatz haben zu können. Man kann sagen: Zoom liegt im Trend. Aber ist das Tool wirklich so gut, wie alle sagen, oder wird es zu Unrecht gehypt?
Pro
- Teilnahme ohne Account
- Nutzung per Desktop, Web und auch via App fürs Android und iOS
- kostenfrei bis 40 Minuten (max. 300 Teilnehmer)
- unterstützt hochauflösende Videokonferenzen
- schnelle Installation
- benutzerfreundlich
- performancestark
- Textnachricht-Funktion
- Austausch von Dateien möglich
- Bildschirmfreigabe
- viele praktische Features wie Gruppen-Konferenzen
- integrierbar in andere Systeme (z.B. Slack)
- Mitschnitt von Videokonferenzen mit anschließender Speicherung lokal oder in der Cloud
Contra
- In jüngster Zeit ist Zoom immer wieder negativ aufgefallen, da die Software markante Sicherheitslücken aufweist. Diese sollen schnellstmöglich gefixt werden.
- Relativ kostspielig. Ab ca. 13 € bis hin zu ca. 95 € pro Monat, je nach Teilnehmergröße und Lizenz.
Skype
Skype, die Mutter aller Video-Calls, erfreut sich auch in Krisenzeiten großer Beliebtheit. Das professionelle Skype for Business ist übrigens von Microsoft übernommen worden und wurde in Microsoft Teams integriert. Daher ist es möglich, zeitgleich Videokonferenzen zu halten und gemeinsam an Dokumenten (Microsoft Word etc.) zu arbeiten. Aber was für Vor- und Nachteile bietet die Standardversion von Skype, die viele von uns auf PC und Smartphone installiert haben?
Pro
- kostenlos in der Standardversion (von Skype- zu Skype-Account)
- per Desktop, Web und als App nutzbar
- weltweites Benutzerverzeichnis
- einfache, intuitive Bedienung
- schnelle Installation
- performancestark
- Textnachricht-Funktion (Instant Messaging)
- Austausch von Dateien möglich
- Bildschirmfreigabe
- integrierter Übersetzer (Skype Translator)
- Aufzeichnung von Video-Calls und Gesprächen
Contra
- Account ist für jeden Teilnehmer zwingend notwendig
- Nicht kostenlos, wenn Anrufe ins Mobilfunk- und Festnetz getätigt werden (zu üblichen Tarifen)
Jitsi
Jitsi zählt noch zu den Newcomern unter den Video-Call-Tools. Gegründet im Jahr 2003 ist die Open Source Software bei uns noch nicht so bekannt wie Zoom und Skype, hat aber Potential, genauso beliebt zu werden. Denn auch Jitsi bietet Audio- und Videotelefonate sowie Instant Messaging und auch die Bildschirmfreigabe für Online-Präsentationen.
Pro
- kostenlos nutzbar
- per Desktop, Web und als App nutzbar
- 100 % Open Source (Tool befindet sich in der stetigen Weiterentwicklung)
- kein Konto zur Nutzung notwendig
- einfache Installation
- hohe Performance
- cleane Benutzeroberfläche
- Textnachricht-Funktion (Instant Messaging)
- Textdokumente austauschen via Etherpad
- Bildschirmfreigabe
- integrierbar in andere Apps (z.B. Google Kalender)
Contra
- Neigt zu Problemen in Firefox. Besser Chrome nutzen.
- Klangqualität hakt hin und wieder.
- Nutzer berichten von verschiedenen Bugs, Neustart des Tools hilft hier aber.
And the winner is …
Zoom, Skype, Jitsi – drei starke Tools, die alle ihre berechtigte Fan-Gemeinde haben. Zoom sticht heraus, da es viele Zusatzfunktionen und Gimmicks sowie eine starke Performance bietet – und keinen Account voraussetzt. Wünschenswert wäre es, wenn Zoom einen stärken Fokus auf den Security-Faktor legen würde und schnellstmöglich etwaige Sicherheitslücken schließt.
Tools für die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice
Auch im Homeoffice will die Arbeitszeit erfasst werden. Ein kleines Funfact am Rande: Ein Großteil der Arbeitnehmer arbeitet im Homeoffice tatsächlich mehr als sonst. Viele Arbeitgeber dürfte dies wohl überraschen – denn das klischeehafte Bild vom Netflix streamenden Angestellten beherrschte bis zuletzt die Homeoffice-Vorstellung nicht weniger Chefs.
Wir haben uns drei Zeiterfassungstools näher angesehen: TimeTac, Toggl und timr.
TimeTac
TimeTac haben wir selbst im täglichen Einsatz. Das Tool bietet neben der reinen Arbeitszeiterfassung auch eine Antragsverwaltung für Urlaubstage sowie eine übersichtliche Stundenabrechnung. Für die Erfassung der Arbeitszeit wird schlicht ein Start-Button gedrückt – und wieder beendet, wenn es Zeit für den Feierabend wird, oder ein Projekt abgeschlossen wurde.
Pro
- 30 Tage kostenlos testen
- Nutzung per Web und auch via App
- modularer Aufbau
- intuitives Dashboard
- sekundengenaue Stundenabrechnung
- Planung von Urlaubstagen
- Erfassung von Krankheitstagen
- übersichtliche Zeitbuchungsliste
Contra
- Kosten sind etwas undurchsichtig. Richten sich nach Nutzeranzahl und benötigten Funktionen. Reine Arbeitszeiterfassung ab 3,50 € pro Mitarbeiter pro Monat.
Toggl
Wenn einfaches Timetracking per Stoppuhr ausreicht, ist Toggl ein kleiner Geheimtipp. Den diese Funktion gibt’s kostenfrei. Allerdings bietet Toggl noch mehr Möglichkeiten, für die aber bezahlt werden muss.
Pro
- reine Zeiterfassung per Stoppuhr kostenlos
- Nutzung per Web, Desktop und mobile
- strukturiertes Dashboard, intuitiv zu bedienen
- Schnittstellen zu verschiedenen Anwendungen möglich
- teamfähig
- Reporterstellung möglich
Contra
- vorgegebene Währung in US$
- zusätzliche Funktionen nur in der paid Version (pro Nutzer und Monat ab 5 US$)
timr
timr gehört zu den derzeit bekanntesten Tools für die Arbeitszeiterfassung. Es bietet vielfältige sowie innovative Funktionen und eignet sich auch für den Einsatz in größeren Unternehmen.
Pro
- kostenlose Testphase von 30 Tagen
- Nutzung per Web und mobile
- Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung und Fahrtenbuch (via GPS) vereint
- unkomplizierte Schnittstelle zwischen HR und Mitarbeitern
- Synchronisierung in Echtzeit von Web und mobile App
- übersichtliches Dashboard
- Planung von Urlaubstagen
- Erfassung von Krankheitstagen
Contra
- relativ teuer mit 8,00 € pro Nutzer und Monat in der Basis-Version. Plus-Version ab 37,00 €. Enterprise-Version ab 87,00 €.
And the winner is …
Während TimeTac und timr Eurem HR-Team einiges an Personalangelegenheiten (von Urlaub bis Krankenstand) erleichtern, dient Toggl eher der schlichten Zeiterfassung. Stellt man TimeTac und timr gegenüber, ist TimeTac die günstigere Variante, die viel kann – allerdings keine Fahrtenbuchoption bietet. Hier leistet timr mehr, ist aber auch kostspieliger.
Projektmanagement-Tools – Zusammenarbeit remote
miro
miro ist ein relativ neues Projektmanagement-Tool, das derzeit einen wahren Hype erfährt. Im Grunde ist es ein kreatives Online-Whiteboard für Remote-Teams, die in digitaler Umgebung, beispielsweise von zu Hause aus, zusammenarbeiten. Von Brainstorming bis hin zur Videokonferenz bietet miro alles, um kreativ und strukturiert im Team zu arbeiten.
Pro
- kostenlose Basis-Version (eher zum Testen geeignet)
- Nutzung via Web, Desktop und mobile
- hoher Bedienkomfort dank intuitivem Dashboard
- Vielzahl grafischer Gestaltungsmöglichkeiten (z.B. Mindmaps, Notizzettel)
- Bilder, Mockups, Videos, Notizen, Dokumente und Google Drive-Dateien können auf einer endlosen Leinwand geteilt werden.
- integrierte Chat- und Videofunktion für virtuelle Meetings in Echtzeit
Contra
- kostenpflichtig bereits ab zwei Nutzern
- kein klassisches Aufgabenmanagement möglich
- lange Ladezeiten bei langsamer Internetverbindung
- Nutzer bemängeln ein langsames Tempo bei der Feature-Entwicklung und beim Bugfixing
Asana
Auch Asana erfreut sich derzeit wachsender Beliebtheit – nicht zuletzt, weil für das Tool kräftig die Werbetrommel gerührt wird. Asana ist ein starkes System zur effizienten Aufgabenkoordination und Planung innerhalb von Teams.
Pro
- kostenlose Basic-Version für einzelne Personen
- für Web und mobile
- übersichtliches Dashboard
- Erstellung von Teams und übergeordneten Projekten möglich
- Projekte lassen sich in der Gestaltung individuell anpassen
- Aufgaben können direkt an einzelne Mitarbeiter delegiert werden
- Kalenderfunktion mit Deadlines für Aufgaben
- Projektprozesse lassen sich detailliert nachverfolgen
- Dokumente können einfach in den jeweiligen Aufgaben hochgeladen werden
- automatische Benachrichtigung bei neu erstellen Aufgaben
Contra
- sehr viele Funktionen und verschiedene Hierarchieebenen: Hier muss man sich erst einmal intensiv reinarbeiten.
Agantty
Agantty ist noch relativ unbekannt, was schade ist. Das vollkommen kostenlose Tool richtet sich an kleine bis mittelgroße Unternehmen und bietet Projektmanagement, mit dem man unbeschränkt viele Projekte, Aufgaben und Teams organisieren kann.
Pro
- kostenlos
- Nutzung via Web
- strukturiertes Dashboard mit übersichtlichen To-Dos
- Drag & Drop-Funktion
- Projekte werden in sogenannten Charts bearbeitet
- Teams können angelegt und Mitarbeiter hinzugefügt werden
- Aufgaben können direkt an Mitarbeiter/Teams delegiert werden
- wird stetig weiterentwickelt
Contra
- Eher für kleinere Unternehmen geeignet.
- Bisher reibungslose Nutzung nur in Chrome.
- Noch nicht als App vorhanden (ist aber in der Entwicklung).
- keine Chatfunktion integriert
And the winner is …
… nicht eindeutig zu benennen. Es kommt darauf an, welche Ansprüche an ein Projektmanagement-Tool gestellt werden. Geht es darum, kreativ zusammenzuarbeiten, damit jeder Mitarbeiter seine Ideen einfließen lassen kann, ist miro eine gute Wahl für Euch. Die nächste Stufe der strukturierten Zusammenarbeit erreicht man mit Agantty. Die Charts-Struktur macht die Organisation von Projekten einfach, die Drag & Drop-Funktion ist intuitiv und macht Spaß. Die Crème de la Crème des Projektmanagements ist aber ganz klar Asana. Einmal ins Tool hineingefuchst, bietet Asana eine Vielzahl an Möglichkeiten, um Arbeiten und Projekte gezielt an Mitarbeiter zu delegieren und den Status jederzeit im Blick zu behalten.
Fazit – für jeden Geschmack passende Homeoffice-Tools
Man möchte fast sagen, dass Covid-19 das mobile Arbeiten (endlich) salonfähig gemacht hat. Es ist ein großes Glück, dass es bereits so viele Tools gibt, die das Arbeiten von zu Hause aus effizienter, einfacher und zielführend gestalten – und im Laufe der Zeit werden sicherlich noch unzählige Systeme dazukommen. Von virtuellen Meetings bis hin zum Projektmanagement: Alle oben genannten Homeoffice-Tools sind leicht anwendbar und nützlich. Was für Euch persönlich am besten funktioniert? Probiert es aus – und bleibt weiterhin gesund!
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