Kennst Du das Problem, dass Du im Arbeitsalltag oft den Überblick über Deine To-dos verlierst? Dir fällt es schwer, konzentriert zu arbeiten und Deine Zeit effektiv zu nutzen? Das ist kein Grund zur Verzweiflung. Mit modernen Tools fürs mobile Endgerät kannst Du Dein Zeitmanagement optimieren. Wir stellen Dir einige Apps am Beispiel von Alexander vor – ein junger Gründer, der versucht, seine Arbeit zu strukturieren.

Zeitmanagement-Tools am Beispiel eines Start-Ups

Alexander B. ist Gründer eines Start-ups, das Trekking-Rucksäcke aus alten Autoreifen herstellt. Sein Unternehmen befindet sich noch im Aufbau, aber das Interesse daran ist riesig und die Anfragen reißen nicht ab. Alexanders größtes Problem ist das Zeitmanagement. Ständig klingelt das Telefon, die E-Mails stapeln sich im Posteingang und er findet einfach keinen Weg, Struktur in seinen Arbeitsalltag zu bringen. Hinzu kommt, dass er sich all zu leicht von seiner Arbeit ablenken lässt.

Von einem Freund hat er kürzlich gehört, dass es eine ganze Reihe an Tools und Apps fürs moderne, effiziente Zeitmanagement geben soll. Alexander beschließt deshalb, die digitale Unterstützung einmal auszuprobieren.

1. Pomodoro-Timer: witziger Name, effektive Zeitnutzung

Die Pomodoro-Technik ist Alexander schon länger ein Begriff. Sie verspricht effizientes Arbeiten und erfreut sich immer größerer Beliebtheit. Die Idee und der Name hinter dieser Zeitmanagement-Technik sollen auf eine schlichte Küchenuhr zurückgehen, die die Form einer Tomate hatte. In Intervallen von 25 Minuten (Pomodori genannt) wird konzentriert gearbeitet. Anschließend folgen 5 Minuten Pause. Nach vier Pomodori dürfen 30 Minuten Pause eingelegt werden – um zum Beispiel in Ruhe einen Tomatensalat zu verspeisen.

Pomodoro-Technik: Zeitmanagement basierend auf einer Eieruhr.
Keine Tomate, aber dasselbe Prinzip: Die Pomodoro-Technik basiert auf einer Küchenuhr. Bildquelle: Pixabay.com

Natürlich könnte Alexander einfach eine Uhr auf seinen Schreibtisch stellen, die nach 25 Minuten schellt. Aber er sucht lieber nach einer moderneren Variante. In den App-Stores gibt es derzeit reichlich Auswahl an Pomodoro-Tools. Alexander entscheidet sich Be Focused – Focus Timer. Die App ist kompatibel mit iOS. Alexander kann seine Arbeitsintervalle von 25 Minuten einstellen und die App erinnert ihn via Sound an die fünfminütigen Pausen. Praktisch an Be Focused ist die Option, dass die Einstellungen personalisiert werden können, um die Produktivität noch weiter zu maximieren.

Die Pomodori-Intervalle nutzt Alexander für das konzentrierte Beantworten seiner E-Mail-Flut. In den kurzen Pausen steht er vom Schreibtisch auf, atmet durch und fokussiert sich neu. Die Pomodoro-Technik eignet sich sehr gut, um alltägliche, kleinere Aufgaben effektiv abzuarbeiten.

2. Eisenhower-Methode: Aufgaben strukturiert planen

Nachdem Alexander seine E-Mails beantwortet hat, überlegt er, was noch auf seiner imaginären To-do-Liste steht, die er im Hinterkopf hat. Einige Aufgaben sind sehr dringend und sollten schnellstmöglich von ihm erledigt werden. Beispielsweise sitzt ihm ein Telefonat mit seinem Steuerberater im Nacken, dass er schon seit Tagen vor sich herschiebt. Andere Aufgaben haben hingegen noch Zeit.

Um Struktur in sein Aufgabenkontingent zu bringen, versucht sich Alexander an der Eisenhower-Methode. Diese Technik fürs Zeitmanagement soll ursprünglich von Präsident Eisenhower persönlich entwickelt und genutzt worden sein. Ob das der Realität entspricht, ist allerdings unklar. Nach diesem Prinzip priorisiert man seine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Anschließend unterteilt man seine Aufgaben in vier Kategorien. Erste Kategorie: sehr wichtig. Zweite Kategorie: wichtig. Dritte Kategorie: weniger wichtig. Vierte Kategorie: unwichtig. Mit Hilfe der App Ike (die nach dem Spitznamen des Präsidenten benannt wurde) strukturiert Alexander seine Aufgaben.

Effektiver als unübersichtliche To-do-Listen: Apps zur Aufgabenpriorisierung. Bildquelle: Pexels.com

Schon nach kurzer Zeit hat er einen geordneten Überblick darüber, was er in den kommenden Tagen zu erledigen hat. Allen voran steht der Anruf beim Steuerberater, den Alexander mit der Priorität 1 versehen hat. Nachdem er den Anruf getätigt hat, freut er sich, die Aufgabe in der App abhaken zu können. Was Alexander gut gefällt, ist die Funktion, Aufgaben und Fälligkeiten konfigurieren zu können. So setzt er das Telefonat mit seinem Steuerberater auf eine monatliche Wiederholung.


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3. Mind-Mapping: spontane Ideen zwischendurch festhalten

Später am Mittag hat Alexander einen Termin mit seiner Bank. Um in die Stadt zu gelangen, nutzt er den Bus. Als er an der Bushaltestelle steht und wartet, grübelt er über einen geplanten Online-Shop, der den Absatz seiner Trecking-Rucksäcke ankurbeln soll. Ihm kommen einige Ideen, die er gerne festhalten würde. Da er weder Papier noch Stift dabeihat, zückt er sein Telefon und testet die App SimpleMind+. Mit diesem intuitiven Tool lassen sich schnell und einfach Mindmaps erstellen. Der besseren Übersichtlichkeit halber können einzelne Notizen farblich markiert und auch kommentiert werden. Alexander freut sich, dass er die Wartezeit effektiv nutzen kann und hält spontane Ideen zum geplanten Shop in der App fest. Bereits nach wenigen Minuten hat er ein strukturiertes Baumdiagramm erstellt. Als der Bus kommt, speichert Alexander seine Mind-Map ab, um diese später seinem Co-Geschäftsführer zu schicken.

4. ATracker – Zeitanalyse täglicher Aufgaben

Zurück in seinem Home Office sitzt Alexander wieder am Schreibtisch. Er ist fasziniert vom Online-Marketing, weshalb er viel Zeit in den sozialen Medien verbringt. Er weiß, dass Plattformen wie Instagram und Facebook zu wichtigen Vertriebs-Tools geworden sind. Deshalb ist er mehrmals am Tag auf den verschiedenen Kanälen unterwegs, um relevante Zielgruppen näher in Augenschein zu nehmen. Doch oft ist es so, dass Alexander beim Scrollen durch Instagram und Co die Zeit vergisst. Um besser im Blick behalten zu können, wie lange er für seine Recherche braucht, testet er die App ATracker – Tägliches Zeitmanagement.  

Diese App zeichnet all seine Zeiten auf, die er vorher in Aufgaben definiert hat. Ein simples Antippen auf dem Hauptbildschirm genügt und die Zeit wird erfasst. ATracker kann Alexander aber nicht nur für seine eigentliche Arbeit nutzen, sondern auch für alltägliche Dinge. Hausarbeit, die Zeit im Fitnessstudio oder die Dauer, die er abends vorm Fernseher verbringt – die App erfasst seinen ganzen Tag. Die Zeiten werden ihm anschließend als übersichtliche Kreis- und Balkendiagramme angezeigt. So sieht er auf einen Blick, welche Aufgabe wie viel Zeit in Anspruch genommen hat und kann sein Zeitmanagement besser analysieren.

Am Ende des Tages ist Alexander ein wenig erschrocken: Summa summarum hat er über den Tag verteilt über zwei Stunden mit Social Media verbracht. Er beschließt, die Zeit zukünftig zu reduzieren und wird die Pomodoro-Technik nicht mehr nur für seine E-Mail-Kommunikation, sondern auch für Social Media nutzen.

Zeitmanagement-Apps: eine nützliche Unterstützung

An Alexanders Beispiel siehst Du, dass es durchaus sinnvoll sein kann, Zeitmanagement-Tools in den Arbeitsalltag zu integrieren. Gerade für Gründer, Unternehmer, Freiberufler und Start-ups sind Apps nützlich, um den Fokus auf seine Arbeit nicht zu verlieren und die wichtigen Aufgaben herauszukristallisieren. Das sorgt für eine klare Struktur im oftmals undurchsichtigen Arbeitsalltag.

Die beste Zeitmanagement-Technik für dich? Einfach mal durchtesten! Bildquelle: Pixabay.com

Die Pomodoro-Technik eignet sich optimal, damit Du kleinere Aufgaben konzentriert und systematisch abarbeiten kannst. Die Eisenhower-Methode ist gut für Dich, wenn Du vor einem Berg an Aufgaben stehst, nicht weißt, wo Du anfangen sollst und Deine Arbeit priorisieren möchtest. Apps zur Zeiterfassung wie ATracker geben Dir einen detaillierten Überblick darüber, wie viel Zeit Du im Arbeitsalltag und auch im Privatleben auf eine bestimmte Sache verwendest. Dadurch kannst Du Dein Zeitmanagement analysieren und optimieren. Mind-Mapping-Tools für mobile Endgeräte sind ein moderner und komfortabler Weg, um spontane Ideen festzuhalten – ohne, dass Du dafür ein Notizbuch mit Dir herumtragen musst.

Am besten ist es, Du probierst einfach mal ein paar Zeitmanagement-Apps und Techniken aus. Nicht jede muss zwangsläufig zu Deiner persönlichen Arbeitsweise passen. Aber mit der Zeit findest Du garantiert eine Methode, die Dich unterstützt und Deine Arbeit erfolgreich voranbringt.

Bildquelle Titelbild: pixabay.com

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