Die Ausgangssituation

Viele Leute arbeiten in einem Job, in dem grundsätzlich viel telefoniert wird: Mit Kunden, Neukunden oder Geschäftspartnern. Dabei erfahren Betroffene immer wieder selbst, wie nervig es ist, wenn das Telefonklingeln einen mal wieder aus einer konzentrierten Arbeitsphase reißt.

Wir wollten daher wissen, wie viel Zeit uns Telefonate während eines Arbeitstags kosten. Also haben wir eine Statistik erstellt und Gesprächszeiten sowie den Anrufgrund erfasst.

Was uns beim Auswerten auffällt

  • Besonders störend war, dass mich zahlreiche Anrufe aus anderen wichtigen Aufgaben herausgerissen haben. Dieses Multitasking ist extrem energieraubend
  • Ich habe 7 Anrufe verpasst, weil ich die Gespräche nicht annehmen konnte, da ich bereits am Telefonieren war und einmal in einem wichtigen Termin war. Im schlimmsten Fall Neukunden, die zu Konkurrenz gewechselt sind.
  • Weitere 3 Anrufe gingen außerhalb meiner Anwesenheit im Büro ein und ich habe sie verpasst. Auch hier ggf. Neukunden? – Ich weiß es nicht.
  • 4 Anrufe fielen nicht in meinen Zuständigkeitsbereich: Ich habe an eine*n Kolleg*in weitergeleitet
  • Ich habe 2 Spam Calls erhalten

Haben Sie auch dieses Problem?

Höchstwahrscheinlich haben auch Sie dieses Problem: Jeden Tag verschwenden Sie Zeit für unproduktive Telefonanrufe, verpassen Anrufe, weil Sie in Meetings oder Terminen sind oder werden in Ihrer eigentlichen Arbeit gestört. Aber vertrauen Sie uns nicht blind – finden Sie es selbst heraus!

Mit diesen Tools können Sie Ihr Telefonverhalten analysieren

Innerhalb von 5 Minuten können Sie herausfinden, wie viel Zeit Sie mit Telefonanrufen verschwenden! – Wie? Z. B. mit einer App, die Ihre Anrufe auswertet. Diese App analysiert als Android-User auch Ihre Anrufhistorie, sodass Sie sofort Statistiken erhalten.

So funktioniert’s:

Android:

  1. Installieren Sie die Callyzer app (Android): https://play.google.com/store/apps/details?id=com.websoptimization.callyzerpro&hl=de&gl=DE
  2. Wechseln Sie zum “Analytic Tab” und wählen Sie einen Zeitraum aus. Hier ein Beispiel des Anrufberichts:

Auch interessant: Sehen Sie, wie viele Anrufe Sie in diesem Zeitraum verpasst haben! Diese Anrufe waren vielleicht verpasste Chancen für Ihr Unternehmen.

Iphone:

Sie können Ihre Statistiken ganz einfach in den Einstellungen einsehen:

  1. Gehen Sie in die Einstellungen
  2. Klicken Sie auf Mobiles Netz
  3. Scrollen Sie bis zum Abschnitt Für Anrufe

Hier finden Sie Statistiken zu “Aktueller Zeitraum” und “Insgesamt”.

Diese Statistik gibt aller Wahrscheinlichkeit nach nur einen ungefähren Einblick darüber, wie viel Zeit Sie mit Anrufen verbracht haben. Was Sie aber tun können, ist diese Statistik zurückzusetzen und nach z. B. einer Woche noch einmal aufzurufen, um genauere Zahlen zu erhalten.

Diese Möglichkeit haben Sie, um endlich ohne telefonische Unterbrechungen zu arbeiten

Alle Lösungen, die wir in diesem Text vorstellen, helfen Ihnen dabei, Ihrem Tagesgeschäft produktiver und ohne telefonische Unterbrechungen nachzugehen. Aber nicht alle Lösungen sind passend, wenn Sie trotzdem eine hohe Kundenzufriedenheit möchten. Um Ihnen bei einer Entscheidung zu helfen, haben wir die Vorteile und Nachteile für Sie aufgelistet:  

1. Eine Sekretärin einstellen

Vorteile:

+ volle Kontrolle durch direkte Zusammenarbeit
+ Kundenzufriedenheit und Neukundengewinnung werden gesteigert
+ Eine Sekretärin kann auch andere simple Aufgaben übernehmen, die nichts mit dem Telefon zu tun haben
+ Eine Sekretärin kann „VIP-Kunden“, mit denen Sie persönlich reden möchten, direkt weiterleiten

Nachteile:

– langer Einarbeitungsprozess
– hohe Personalkosten (+2400 € pro Monat: Gehalt, Versicherung, Administrations- und Organisationskosten)
– Eine Sekretärin braucht Platz
– Unflexibel (Ausfall im Urlaub oder bei Krankheit)
– Hat Anspruch auf Urlaub, Wochenenden und Feiertage
– begrenztes Arbeitspensum
– Muss geschult werden und On-the-Job lernen – kann aber jederzeit kündigen


2. Das Telefon ganz abschalten und per Band-Ansage um Kontaktaufnahme per E-Mail bitten.

Vorteile:

+ Keine Kosten
+ Sie können die komplette Kommunikation an einem Ort organisieren (E-Mail)

Nachteile:

– Unprofessionell
– Sie verlieren potenzielle Kunden
– Laut Statistik hinterlassen mehr als 60 Prozent der Deutschen ungern eine Nachricht auf einem Anrufbeantworter
– Sie werden trotzdem Spam E-Mails bekommen, da keiner Ihre Nachrichten filtert

Tipp: Falls Sie diese Methode verwenden möchten, erstellen Sie eine spezielle E-Mail-Adresse mit Weiterleitung – Sie sind sich nicht sicher, ob Personen, die Sie anrufen, Ihre E-Mail nicht ohne Erlaubnis weitergeben.

3. Eine begrenzte Telefonsprechzeit von 10 – 12 Uhr einführen

Vorteile:

+ Keine Kosten
+ Sie werden ausschließlich von Personen mit wichtigen Fällen zurückgerufen

Nachteile:

– Unprofessionell
– Sie verlieren potenzielle Kunden
– Dringende Angelegenheiten können nicht schnell bearbeitet werden

4. Einen professionellen Telefonservice nutzen

Vorteile:

+ In 2 Minuten eingerichtet
+ 24/7 Erreichbarkeit, flexibel (egal 2 oder 200 Anrufe)
+ Steigerung der Kundenzufriedenheit und Neukundengewinnung
+ Sie zahlen nur, was wirklich geleistet wird
+ Jederzeit an- und ausstellbar
+ Telefonservice kann wichtige Kunden direkt an Sie weiterleiten

Nachteile:

– Anrufe werden von unterschiedlichen Telefonagenten angenommen
– bei besonders spezifischen Fragen kann ggf. nicht weitergeholfen werden

Unser Tipp für ungestörtes Arbeiten: Ein Telefonservice, der Ihre Anrufe in Ihrem Firmennamen entgegenimmt und bearbeitet.

Der Service ist einfach einzurichten und ersetzt praktisch ein richtiges Sekretariat: Wenn Sie in Ruhe arbeiten möchte, leiten Sie Anrufe ganz einfach an Ihren Telefonservice weiter. Dieser geht in Ihrem Namen ans Telefon, beantwortet Fragen und informiert Sie zu jedem Anruf sofort via App, SMS und auch E-Mail.

Die Vorteile sind:

  • 24/7 Erreichbarkeit
  • Ungestörtes & konzentriertes Arbeiten für Sie und Ihr Team
  • Kaum noch telefonische Unterbrechungen. Nur wichtige Geschäftspartner werden weiterhin direkt an mich durchgestellt
  • Sehr günstig
  • Jederzeit an- und ausstellbar
  • DSGVO konform mit besonderer Verschwiegenheitspflicht

Testen Sie diesen Service kostenlos aus und sehen Sie, wie effizient er für Sie arbeitet:

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