Telefonservice vs feste Mitarbeiter

Festangestellte Fachkraft	Flexibler Telefondienst
Wird bezahlt, auch wenn sie keine Anrufe entgegennimmt.	Wird nur für tatsächlich angenommene und beantwortete Anrufe bezahlt.
Hat Anspruch auf Urlaub, Wochenenden und Feiertage.	Ein großes Team sorgt für ständige Erreichbarkeit.
Arbeitet unter der Woche etwa 8 Stunden pro Tag.	Ist 24/7 für Dich und Deine Kundschaft im Einsatz.
Bekommt Lohn, Bonus, kostet Versicherung und vieles mehr.	Bekommt Lohn etc. Aber nicht durch Dich, sondern durch starbuero.de.
Benötigt einen eigenen Arbeitsplatz inklusive Mobiliar.	Arbeitsplatz und Geräte werden durch starbuero.de gestellt.
Kostet Strom, Heizung, Infrastruktur und weiteren Unterhalt.	Du zahlst nicht für Strom, Internet, Arbeitsgerät und Co.
Muss geschult werden und On-the-Job lernen.	Ist bereits geschult und nimmt an wiederkehrenden Trainings teil.
Bindet die Arbeitskraft weiterer Mitarbeiter.	Muss nicht durch Deine Mitarbeiter eingearbeitet werden.
Kann erkranken und spontan ausfallen, kostet aber weiter.	Ist immer da, da mehrere Mitarbeiter Deine Gespräche entgegennehmen können.
Verschlingt eine Menge Administrations- und Organisationskosten.	Kostet nur pro angenommenem Anruf und pro Minute Arbeitszeit.

Du siehst: Eine festangestellte Fachkraft ist mit hohen Kosten verbunden, die nicht immer in einem gesunden Verhältnis zur erbrachten Leistung stehen. Mit einem Telefondienst zahlst Du nur für tatsächlich angenommene Anrufe und deren Bearbeitungszeit. Keinen Cent mehr. Zudem kannst Du Dich über 100 Prozent beantwortete Anrufe freuen. Ein Service, den eine festangestellte Fachkraft nicht leisten kann.

Kosten für Mitarbeiter in Deinem Unternehmen: Die Schwierigkeit mit festangestelltem Personal

Es ist nahezu unmöglich, jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin zu jeder Zeit zu 100% auszulasten. Bei konstanten Tätigkeiten kann die Beschäftigungsrate zwar hoch liegen – 100% sind erfahrungsgemäß trotzdem selten erreichbar.

Bei Tätigkeiten mit hohen Auslastungsschwankungen, etwa Projektarbeit oder Beratungstätigkeiten, sind 70-80% eher die Regel als die Ausnahme. Bei einer Fachkraft, die alleinig mit dem Telefondienst und der Korrespondenz mit der Kundschaft beauftragt ist, ist dieser Wert im Regelfall noch niedriger.

Hinzu kommt der Effekt der anfänglichen Teilproduktivität der Mitarbeiter. Je nach Tätigkeit kann es lange dauern, bis ein Mitarbeiter seine vollständige Produktivität erreicht hat. Schließlich muss die festangestellte Fachkraft eingearbeitet und regelmäßig weitergebildet werden. In dieser Phase wird auch das andere Personal in den Einarbeitungsprozess involviert, wodurch es weniger Zeit für seine eigentlichen Aufgaben hat.

Oft stehen den Mitarbeitern weitere Annehmlichkeiten kostenfrei zur Verfügung. Etwa Kaffee, Tee, Kaltgetränke und Früchte. Auch Vergünstigungen im eigenen Personalrestaurant oder Essensgutscheine sind nicht selten. Ebenso wie eine Beteiligung des Arbeitgebers an den Karten für öffentliche Verkehrsmittel, Fitnessangebote und mehr.

Das größte Problem ist allerdings die Erreichbarkeit. Auch der engagierteste Mitarbeiter ist nicht in der Lage, 100% der Anrufe in Deinem Unternehmen zu beantworten. Die Fachkraft hat irgendwann Feierabend. Es gibt Wochenenden und Feiertage. Ganz zu schweigen von Urlaub und Krankheitsausfall. In diesen Zeiten ist es dem festangestellten Mitarbeiter nicht möglich, Anrufe entgegenzunehmen. Überlässt man diese Aufgabe anderen Angestellten “so nebenbei”, sind diese häufig überlastet und kommen nicht mehr dazu, ihre eigentlichen Aufgaben zu erledigen.

Telefondienst Outsourcing ist die Lösung

Sicherlich lassen sich nicht alle Aufgaben in Deinem Unternehmen outsourcen. Diesen Anspruch solltest Du auch gar nicht haben – schließlich schätzen Dich Deine Kundinnen und Kunden für Deinen exzellenten Service, den so keiner sonst bietet.

Was sich allerdings outsourcen lässt, sind einfache Aufgaben, die immer nach Schema F laufen. Dazu gehört die klassische Arbeit im Office mitsamt der Beantwortung von Anrufen und E-Mails.

Diese Aufgabe kann durch jede geschulte Telefonisten-Fachkraft übernommen werden. Ganz ohne Einarbeitung in Deinem Unternehmen.

Warum ein Telefondienst? Ist ein Anrufbeantworter keine Alternative?

Folgende Situation: Du bist über das Wochenende krank geworden und versuchst an einem Montagmorgen Deine Hausarztpraxis wegen eines Attests zu erreichen. Was passiert? Es ist besetzt. Oder aber, der Anrufbeantworter geht ran. Wieso? Weil Arztpraxen erfahrungsgemäß überlastet sind. Vor allen Dingen an Montagen.

Hand aufs Herz – was hast Du in einer solchen Situation getan? Auf den Anrufbeantworter gesprochen und auf Rückruf gehofft? Wohl kaum! Und das ist auch gar nicht verwunderlich. Laut Statistik hinterlassen mehr als 60 Prozent der Deutschen ungern eine Nachricht auf einem Anrufbeantworter. Die Gründe hierfür sind vielfältig, spielen aber eine untergeordnete Rolle.

Diese Verhaltensweise der Anruferinnen und Anrufer ist Dein Vorteil! Setze einen Telefonservice ein, der Dein Unternehmen immer erreichbar macht. Damit bist Du der Konkurrenz einen Schritt voraus. Wenn Du Dich auch noch für einen professionellen Telefonservice wie den von starbuero.de entscheidest, kannst Du zudem sicher sein, dass nicht nur jeder Anruf beantwortet, sondern Deine Kundschaft außerdem optimal betreut wird – unabhängig davon, ob es um Bestellungen, Terminvereinbarungen oder eine Erstberatungen geht.

Eine Zusammenfassung der stattgefundenen Gespräche liegt Dir direkt nach jedem angenommenen Anruf vor. Du wirst über den Kommunikationskanal Deiner Wahl informiert – per E-Mail, App, SMS oder Web-Frontend.

Alternativen zu einem neuen Mitarbeiter oder einem Anrufbeantworter

Damit Du Deine Anrufer nicht mit einem unpersönlichen Anrufbeantworter abspeisen musst, bietet sich der Einsatz einer professionellen Telefonassistenz an. Externe Telefonisten sind eine echte Entlastung und jederzeit für Dich und Dein Business im Einsatz. Sie behalten exklusiv für Dich das Telefon im Auge und nehmen jedes Telefonat an. So entgeht Dir kein Anruf und kein gewinnbringender Auftrag mehr.

Neben dem Wettbewerbsvorteil und dem steigenden Gewinn durch mehr Aufträge, entstehen aber noch weitere Kostenvorteile für Dich. Gerade während sich Dein Unternehmen noch im Aufbau befindet, kannst Du Dir häufig kein Personal leisten, das sich um Deine Anrufe kümmert. Denn hier gilt es nicht nur, Deine Mitarbeiter zu bezahlen, sondern auch entsprechende Büroräume und technisches Equipment bereitzustellen. Das sind dauerhafte Kosten, die Du Dir mit einer Telefonassistenz sparen kannst. Du zahlst lediglich die für Dich angenommenen und geführten Telefonate. Kosten für Mitarbeiter, Büroräume und Co. fallen nicht an.

Wenn ich mich für den starbuero.de Telefondienst entscheide – wer nimmt die Anrufe entgegen?

Wenn Du Dich für die Telefonassistenz von starbuero.de entscheidet, kannst Du Dir sicher sein, dass Deine Anruferinnen und Anrufer bestmöglich betreut werden.

Wir wissen: Zu einem guten Service gehört nicht nur eine freundliche Telefonstimme, sondern auch die kompetente Beantwortung möglichst aller Fragen und Anliegen der Anrufenden. Dazu zählen auch Fragen zu Deinem Unternehmen und Deinen Dienstleistungen.

Nun ist ein externer Telefondienst kein Teil Deines Unternehmens. Die Telefonistinnen und Telefonisten können aber dennoch auf solch spezielle Fragen reagieren. Im Rahmen unseres qualitativ hochwertigen Sekretariatsservices werden regelmäßig Schulungen angeboten – auch zu einzelnen Unternehmen wie Deinem. Durch von Dir bereitgestellte Informationsunterlagen bekommen die Telefonisten alle nötigen Informationen zu Deinem Unternehmen und wissen, wie sie konkrete Fragen der Anrufer korrekt beantworten.

Das Ergebnis: Deine Kundschaft fühlt sich zu jeder Zeit gut betreut und beraten. Das erhöht die Bindung an Dich bzw. an Dein Unternehmen und verwandelt neue Kunden schnell in Bestandskunden.

• Eine gute Telefonassistenz beantwortet nahezu alle Fragen des Anrufers – auch spezielle Fragen zu Deinem Unternehmen.
• Die Telefonisten sind speziell zu Deinem Unternehmen geschult.
• Die Authentizität Deines Unternehmens erhöht sich.
• Die Kundenbindung wird gestärkt.