Das neue Jahr ist erst wenige Tage alt und doch wissen Steuerberater schon jetzt: Die Telefone werden heiß laufen, schließlich stehen die Steuererklärungen im Frühjahr an. Vielen Mandanten jagt dies einen Schauer über den Rücken. Nicht zuletzt, weil Corona auch im Bereich der Steuer für Verwirrung sorgt, wird es für Steuerberater eine besonders stressige Zeit.
Dabei im laufenden Betrieb auf Unterstützung in Form der Telefonassistenz bzw. des Sekretariatsservices von starbuero.de zu setzen, optimiert das Geschäft erheblich – und ist besonders kostengünstig.
Wenn der Mandant zum Stressfaktor für Steuerberater wird
Zur Hochphase der Steuererklärung und Steuerbescheide bricht nicht selten in den Büros von Steuerberatern der pure Stress aus. An Mandanten, die die Dienste von Steuerexperten in Anspruch nehmen möchten und die darüber hinaus Fragen rund um das Thema Finanzamt haben, mangelt es nicht. Tatsächlich hat der ein oder andere Steuerberater meist mehr mit der Mandantenkommunikation zu tun als mit seiner eigentlichen Arbeit – E-Mails beantworten, Termine koordinieren und ein dauerklingelndes Telefon rauben Zeit und Nerven.
Viele Steuerberater besitzen mindestens eine Fachkraft, die als Sekretariat fungiert und den Rücken freihalten soll. Doch auch diese kommt schnell an die Grenzen der Belastung, wenn im Frühjahr die Mandanten sprichwörtlich das Büro einrennen. Was dabei zum echten Zeitkiller wird, sind sich ständig wiederholende Mandantenfragen wie „Bis wann habe ich noch Zeit, Ihnen meine Unterlagen zu senden?“ oder „Kann ich die Rechnung von XY mit einreichen?“
Wenn der Stress den Alltag bestimmt, sind Steuerberater und das zugehörige Team gut beraten, auf externe Unterstützung zu setzen. Mit der Telefonassistenz bzw. dem Sekretariatsservice von starbuero.de wird die Mandantenbetreuung deutlich entzerrt. Das Telefonklingeln hält nicht mehr von der Arbeit ab, immer wiederkehrende Fragen werden direkt beantwortet und auch das Terminmanagement wird entlastet.
Anrufannahme, Beantwortung erster Fragen & Terminmanagement
Die externe Telefonzentrale von starbuero.de funktioniert denkbar einfach, sorgt für mehr Effizienz und ist mit wenigen Klicks eingerichtet. Sobald der persönliche Account eingestellt und individuell angepasst wurde, werden eingehende Anrufe via Rufumleitung von professionellen, individuell geschulten Telefonisten im Unternehmensnamen und unter Verschwiegenheitspflicht angenommen und an den gewünschten Mitarbeiter bzw. Gesprächspartner weitergeleitet. Wenn dieser nicht zu sprechen ist, wird eine Anrufnotiz erstellt. In dieser werden alle wichtigen Informationen erfasst – beispielsweise Name, Rufnummer und Anliegen. Umfassend informiert kann dann der Mandant in einer ruhigen Minute zurückgerufen werden.
Eine große Entlastung stellt zudem die FAQ-Listen-Option dar. Hier können Steuerberater vorab häufig gestellte Mandantenfragen und die Antworten formulieren. Die starbuero.de Telefonisten können dank der FAQs die Fragen der Mandanten direkt beantworten – ohne sie vertrösten zu müssen. Den Mandanten wird dadurch direkt geholfen und der laufende Betrieb wird erheblich entlastet.
Auch die Vergabe von Terminen kann vom starbuero.de Büroservice übernommen werden. Kommen Anfragen wie „Ich bräuchte dringend einen persönlichen Beratungstermin“, behält der Büroservice den aktuellen Terminkalender im Blick und notiert Terminanfragen. So haben die Mitarbeiter der Steuerberatung und auch der Steuerberater selbst jederzeit einen strukturierten Überblick über anstehende Mandantengespräche.
Skalierbarer Service – zur Mitarbeiterentlastung oder als 24/7 Hotline
Die Unterstützung in Form der Telefonassistenz ist skalierbar und auf die individuellen Bedürfnisse von Steuerberatern anpassbar. So kann der Service nur dann genutzt werden, wenn bei einem hohen Anrufervolumen die eigenen Mitarbeiter ausgelastet sind. Soll sichergestellt werden, dass die Steuerberatung rund um die Uhr erreichbar ist und kein Anruf verpasst wird, kann der Service auch 24/7 genutzt werden – 365 Tage im Jahr, auch an Sonn- und Feiertagen.
Der externe Sekretariatsservice von starbuero.de sorgt also für deutlich mehr Effizienz und ein konzentriertes, störungsfreies Arbeiten – und ist dabei sehr günstig. Denn gezahlt wird nur, wenn Anrufe angenommen werden, ohne Vertragsbindung. Die sekundengenaue Abrechnung erfolgt monatlich transparent aufgelistet.
Verschwiegenheitspflicht ist selbstverständlich
Die Mitarbeiter und Telefonisten von starbuero.de unterliegen einer strengen Verschwiegenheit, zu der sie sich schriftlich verpflichtet haben. Daher werden die Mandantendaten zu jeder Zeit vertraulich und diskret behandelt.
Die Services von starbuero.de für Steuerberater im Überblick
- Anrufannahme unter Verschwiegenheitspflicht im Unternehmensnamen rund um die Uhr – auch an Sonn- und Feiertagen
- Beantwortung erster Fragen mittels individueller FAQ-Listen
- Terminmanagement via Kalenderfunktion
starbuero.de ist also eine effiziente Unterstützung für Steuerberater, um im stressigen und terminreichen Steuerfrühjahr konzentriert und wirtschaftlich arbeiten zu können. Mandanten haben zu jeder Zeit einen Ansprechpartner, bekommen erste Fragen direkt beantwortet und können Terminwünsche äußern. Die Kosten mit 0,49 € pro Bearbeitungsminute sind mehr als überschaubar und auch die Zufriedenheit der eigenen Mitarbeiter steigt, da sie im Tagesgeschäft deutlich entlastet werden.
Übrigens: starbuero.de ist natürlich steuerlich absetzbar.
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